Hướng dẫn cách nhận tất cả email gửi nhầm hoặc sai địa chỉ về một hộp thư chung (Catch-all)

Khi quản lý tên miền (domain) của doanh nghiệp, đôi khi khách hàng hoặc đối tác có thể gõ nhầm địa chỉ email của nhân viên, hoặc gửi thư đến những địa chỉ chưa từng được tạo trên hệ thống (ví dụ: support@hostvn.com, sales@hostvn.com).

Để không bỏ lỡ bất kỳ email quan trọng nào, quý khách có thể thiết lập tính năng "Catch-all" (gom tất cả). Tính năng này sẽ tự động chuyển mọi email gửi đến các địa chỉ không có thật hoặc bị gõ sai vào chung một hộp thư để dễ dàng kiểm tra. 

 Ví dụ: thiết lập quy tắc "catch-all" để chuyển hướng các thư gửi đến support@hostvn.com, sales@hostvn.com vào hộp thư kythuat@hostvn.com.

Bước 1: Chọn hoặc tạo hộp thư để nhận email gom về

Trước tiên, quý khách cần quyết định xem sẽ dùng email nào làm nơi chứa tất cả các email gửi nhầm này. Quý khách có thể chọn một trong các hình thức sau:

• Dùng một tài khoản cá nhân có sẵn: Ví dụ như tài khoản Gmail công việc hiện tại của quý khách.

• Tạo một tài khoản người dùng mới: Tạo một tài khoản mới trên Google Workspace để nhận các email này. Hướng dẫn thêm người dùng

• Tạo một Nhóm Google (Google Group): Quý khách có thể thêm nhiều thành viên vào nhóm này để cùng theo dõi, kiểm tra các email gửi đến. Hướng dẫn tạo Group User

Bước 2: Cài đặt quy tắc gom email trên hệ thống quản trị Google

Sau khi đã có hộp thư ở Bước 1, quý khách tiến hành cấu hình theo các bước sau:

1. Đăng nhập vào trang quản trị Google Admin console (tại địa chỉ admin.google.com) bằng tài khoản quản trị viên.

2. Trên menu bên trái, chọn Menu > Ứng dụng (Apps) > Google Workspace > Gmail > Định tuyến (Routing).

3. Tại tab Định tuyến, cuộn xuống tìm đến mục Định tuyến (Routing) và bấm vào nút Định cấu hình (Configure) hoặc Thêm quy tắc mới (Add Another Rule). Một bảng cài đặt sẽ hiện ra.

4. Trong bảng cài đặt, quý khách thực hiện lần lượt các mục sau:

   • Đặt tên: Nhập một cái tên dễ nhớ cho quy tắc này (ví dụ: Gom email gửi nhầm).

   • Chọn thời điểm áp dụng: Tích chọn vào ô Tin nhắn đến (Inbound messages).

   • Phần Hành động (Action):

     • Bấm vào menu thả xuống và chọn Sửa đổi tin nhắn (Modify message).

     • Tích chọn vào ô Thay đổi người nhận phong bì (Change envelope recipient).

     • Chọn mục Thay thế người nhận (Replace recipient) và điền địa chỉ email mà quý khách đã chọn ở Bước 1 vào ô trống.

5. Kéo xuống dưới và bấm vào Hiển thị thêm tùy chọn (Show more options):

   • Đối với tài khoản áp dụng: Tìm phần Chọn tất cả các loại tài khoản áp dụng hành động này và tích chọn ô:

     • Tất cả tài khoản không hoạt động và không được nhận diện (All inactive and unrecognized accounts)

     • Lưu trữ tài khoản có người ủy quyền được chỉ định (Archive accounts with assigned delegate)

   • Lưu ý quan trọng: Đảm bảo bỏ trống (không tích) các ô Tài khoản người dùng hoạt động và Tài khoản nhóm.

   • Bộ lọc (Tùy chọn): Nếu quý khách chỉ muốn áp dụng cho một số người gửi hoặc người nhận nhất định, có thể thiết lập thêm ở phần Bộ lọc phong bì (Envelope filter). Nếu không, quý khách có thể bỏ qua bước này.

6. Cuối cùng, kéo xuống đáy bảng và bấm nút Lưu (Save).

(Lưu ý: Thay đổi có thể mất tối đa 24 giờ để có hiệu lực trên toàn hệ thống, nhưng thông thường sẽ diễn ra nhanh hơn chỉ sau vài phút).

Cách tắt tính năng gom email khi không còn sử dụng

Nếu sau này không muốn dùng tính năng này nữa, quý khách có thể dễ dàng tắt nó đi bằng cách:

1. Truy cập lại trang quản trị Google Admin, vào mục Menu > Apps > Google Workspace > Gmail > Routing.

2. Tìm đến quy tắc gom email mà quý khách đã tạo ở Bước 2.

3. Rê chuột vào dòng quy tắc đó, bấm vào chữ Tắt (Disable) hoặc Xóa (Delete), sau đó xác nhận lại là hoàn tất.