Hướng dẫn này sẽ giúp quản trị viên xác định tên miền được phép/ hoặc không được phép gửi - nhận email với tổ chức của bạn.
- Tại trang quản trị Admin Console, chọn Mail Settings trên menu.
- Chọn Email Restrictions
- Chọn nút Create và nhập tên cho "Giới hạn" mới mà bạn cần thiết lập.
- Bạn có thể xác định các hạn chế cho tên miền, địa chỉ email, tệp đính kèm và chủ đề email trong phần này.
Các tuỳ chọn như sau:
1. Hạn chế tên miền
- Incoming Domain Restriction: Thiết lập hạn chế tên miền gửi đến
- Outgoing Domain Restriction: Thiết lập hạn chế tên miền gửi đi
- No restrictions: không áp dụng hạn chế nào
- Org Domains only: Bạn có thể chỉ cho phép gửi hoặc nhận email trong tên miền của doanh nghiệp của bạn. Khi bạn áp dụng lựa chọn này, bạn không thể gửi cũng như nhận email từ bên ngoài.
- Blocked domains: Khi bạn chọn tên miền được phép gửi đi, người dùng và nhóm được áp dụng chính sách này sẽ chỉ có thể gửi email đến các tên miền đó. Khi họ gửi đến các tên miền khác (nằm ngoài chính sách), máy chủ gửi đi sẽ từ chối và trả lại email cho người gửi.
- Allowed domains: Khi bạn chỉ định một tên miền bị chặn, email có thể gửi đến tất cả các tên miền khác, nhưng ngoại trừ tên miền được chỉ định trong danh sách bị chặn.
Bạn có thể xác định các giới hạn cho email gửi đến, gửi đi (hoặc cả 2). Có thể cho phép chặn một số tên miền cụ thể đối với các email gửi đến hoặc gửi đi.
2. Hạn chế email
- No restrictions: không áp dụng hạn chế nào
- Alowed email addresses: Khi bạn chỉ định địa chỉ email được phép gửi đi thì người dùng, nhóm người dùng được áp dụng chính sách này sẽ chỉ có thể gửi email đến những địa chỉ email đó, nếu họ gửi đến địa chỉ email khác nằm ngoài danh sách, máy chủ gửi đi sẽ từ chối. Đối với email gửi đến cũng tương tự, các email gửi đến chỉ gửi được từ email được phép, bất kỳ email nào từ các địa chỉ khác nằm ngoài danh sách đều sẽ bị từ chối (bị trả lại - bounced back)
- Blocked email addresses: Khi bạn chỉ định địa chỉ email bị chặn, bạn không thể gửi đến các email nằm trong danh sách này, khi gửi đến bất kỳ email nào nằm trong danh sách này đều bị từ chối. (thường áp dụng cho list danh sách email spam)
Bạn có thể xác định các giới hạn cho email đến, email đi hoặc cho cả hai. Có thể cho phép hoặc chặn một số địa chỉ email cụ thể.
3. Hạn chế cho file đính kèm
- No restrictions: không áp dụng hạn chế nào:
- Allowed attachments: Khi chỉ định một số loại tệp đính kèm được phép gửi hoặc nhận, thì người dùng sẽ chỉ được gửi hoặc nhận loại tệp đính kèm có trong danh sách. Nếu loại tệp đính kèm không có trong danh sách, máy chủ gửi đi sẽ từ chối và trả về.
- Blocked attachments: Khi chỉ đỉnh một số loại tệp đính kèm không được phép gửi hoặc nhận, thì người dùng không thể gửi cũng như nhận được các tệp đính kèm có đuôi của file nằm trong danh sách này. Nhằm hạn chế nhận file có chứa virus, malware...
Bạn có thể xác định các giới hạn cho loại tệp đính kèm (dạng file) cho gửi đến và gửi đi hoặc cho cả hai. Có thể cho phép hoặc chặn một số loại tệp nhất định theo dạng *.(đuôi của file). Ví dụ *.zip, *.exe...
4. Hạn chế tiêu đề email
- No restrictions: không áp dụng hạn chế nào
- Allowed subjects: Khi bạn chỉ định một số chủ đề cụ thể được phép gửi đi, người dùng và nhóm được áp dụng chính sách sẽ chỉ gửi được email với chủ đề đó.
- Blocked subjects: Khi bạn chỉ định mốt số chủ đề hoặc từ khoá trong danh sách này, nếu email có chủ đề hoặc có chứa từ khoá đó đều bị chặn.
- Tính năng này thường áp dụng thiết lập block một số tự khoá nhất định (quảng cáo, miễn phí, 100%...) khi nhận email (Incoming Subject) giúp email hạn chế được các loại email spam có chứa tiêu đề hoặc từ khoá liên quan đến quảng cáo.
- Ví dụ: tại Imcoming Subject Restriction, chọn Blocked với từ khoá "100%", tất cả các email với tiêu đề có chứa từ khoá "100%" đều bị chặn lại.
