Hướng dẫn sao lưu (Backup) Email trên Outlook

Việc sao lưu dữ liệu định kỳ là vô cùng quan trọng để đề phòng các sự cố mất mát dữ liệu hoặc khi bạn cần giải phóng dung lượng hộp thư. Outlook hỗ trợ xuất dữ liệu ra tệp tin định dạng .pst để bạn có thể lưu trữ hoặc di chuyển sang thiết bị khác dễ dàng.

Bước 1: Truy cập tính năng Xuất dữ liệu (Export)

• Tại giao diện chính của phần mềm Outlook, bạn nhấn vào tab File ở góc trên cùng bên trái.

• Trong menu hiện ra, chọn mục Open & Export, sau đó chọn tiếp Import/Export.

Bước 2: Khởi tạo quy trình Export to a file

• Khi bảng Import and Export Wizard xuất hiện, bạn hãy chọn dòng Export to a file (Xuất sang một tệp tin).

• Nhấn Next để tiếp tục.

Bước 3: Chọn định dạng tệp sao lưu

• Tại màn hình tiếp theo, bạn chọn định dạng Outlook Data File (.pst). Đây là định dạng tiêu chuẩn chứa đầy đủ email, danh bạ và lịch của bạn.

• Nhấn Next

Bước 4: Lựa chọn hộp thư cần sao lưu

• Danh sách các thư mục email của bạn sẽ hiện ra. Bạn có thể chọn toàn bộ tài khoản email hoặc chỉ chọn một số thư mục quan trọng như Inbox (Hộp thư đến) hoặc Sent Items (Thư đã gửi).

• Lưu ý: Hãy tích chọn vào ô Include subfolders (Bao gồm cả thư mục con) để đảm bảo không bỏ sót dữ liệu. Nhấn Next.

Bước 5: Chọn vị trí lưu trữ tệp tin

• Nhấn vào nút Browse để chọn đường dẫn (thư mục) trên máy tính nơi bạn muốn lưu tệp sao lưu này. Bạn nên đặt tên tệp kèm theo ngày tháng (Ví dụ: Backup_Email_2026.pst) để dễ quản lý.

• Nhấn Finish.

Bước 6: Thiết lập mật khẩu bảo mật (Tùy chọn)

• Một cửa sổ yêu cầu nhập mật khẩu cho tệp .pst sẽ hiện ra.

  • Nếu bạn muốn bảo mật tệp này, hãy nhập mật khẩu.

  • Nếu không cần thiết, bạn có thể nhấn OK luôn để bỏ qua.

• Kết thúc: Hệ thống sẽ bắt đầu quá trình xuất dữ liệu. Nếu dung lượng hộp thư của bạn lớn, quá trình này có thể mất vài phút. Hãy kiên nhẫn chờ đợi cho đến khi thanh tiến trình hoàn tất.

Hy vọng bài hướng dẫn này sẽ giúp các bạn chủ động hơn trong việc bảo vệ dữ liệu email của mình. Chúc các bạn thành công !!!